Pour une bonne maîtrise de la gestion des ressources humaines et prévenir les mauvaises surprises, l’employeur doit mener plusieurs types d’entretiens avec ses salariés.

Certains sont obligatoires, d’autres non : les entretiens obligatoires sont prévus par le Code du Travail et les entretiens facultatifs sont à l’initiative de l’une des deux parties.

Les entretiens obligatoires :

 I. L’Entretien professionnel 

 L’entretien professionnel est une obligation inscrite dans le Code du travail (article L.6315-1), elle est à l’initiative de l’employeur.

La loi oblige tout employeur de toutes entreprises, quelle que soit la taille, d’informer les salariés dès lors qu’ils sont embauchés qu’ils bénéficient tous les deux ans d’un entretien professionnel, en tenant compte de la date à partir de laquelle le salarié est entré dans l’entreprise ainsi que de la date du précédent entretien.

Cet entretien est différent de l’entretien annuel qui est un entretien non managérial et porte plus sur l’aspect RH.

80% des salariés interrogés par le Dispositif d’Enquêtes sur les Formations et Itinéraires des Salariés (DEFIS) déclarent « qu’une partie de l’entretien a été consacrée à l’évaluation de leur travail ».

La confusion entre l’entretien professionnel et l’entretien d’évaluation est presque récurrente notamment chez les salariés. C’est pourquoi il est nécessaire que l’employeur distingue bien les objectifs de ces deux entretiens, afin de ne pas impacter le cadre de l’entretien professionnel et d’informer au préalable le salarié sur le déroulement de celui-ci.

La finalité de l’entretien professionnel consiste à prendre uniquement connaissance des perspectives d’évolution professionnelle d’un salarié.

Au cours de celui-ci, plusieurs points doivent être abordés :

  • Les perspectives d’évolution professionnelle du salarié (poste, qualification)
  • Les besoins en matière de formation et de développement des compétences.

1/3 des entretiens professionnels déboucheraient sur la formation, selon une étude menée par la Cereq.

Cet entretien est un réel avantage pour le salarié car il permet d’avoir recours à des dispositifs lui permettant de concrétiser son projet professionnel.

Toutefois, le contenu doit être adapté à la situation individuelle du salarié, selon qu’il s’agit d’un entretien suite à un retour d’une période d’absence ou non.

On prend également en compte son âge par exemple, s’il s’agit d’un collaborateur senior on peut échanger sur les conditions de travail, les perspectives de déroulement de carrière et aussi éventuellement sur les possibilités de poursuite d’activité.

C’est dans ce sens que l’employeur doit informer le salarié sur les dispositifs en sa faveur :

  • La VAE : Validation des Acquis de l’Expérience
  • Le CPF : Compte Personnel de Formation
  • Le CEP : Conseil en Evolution Professionnelle. Ce dispositif consiste à accompagner individuellement et gratuitement les salariés sur leur situation professionnelle et les aide à établir un projet d’évolution qu’ils pourront aborder lors de l’entretien professionnel.

L’entretien professionnel concerne tous les salariés qui ont deux ans d’ancienneté dans l’entreprise quel que soit leur contrat de travail :

  • CDI, CDD, contrat de travail temporaire, contrat aidé
  • Travaillant à temps plein ou temps partiel
  • Contrat d’apprentissage/ professionnalisation avec la qualité de salariés même s’ils bénéficient d’un accompagnement dans le cadre de leur formation en alternance
  • Toutes les entreprises de tous les secteurs d’activité.

Certains employés ne sont pas concernés, c’est le cas pour :

  • Les Intérimaires
  • Les Salariés cadres de sous-traitance
  • Les Entreprises d’accueil.

L’entretien doit être effectué par l’employeur avant la date des 2 ans pour les salariés en reprise d’activité après une période d’interruption :

  • Congé de maternité
  • Congé parental temps plein ou temps partiel
  • Congé adoption
  • Congé de proche aidant
  • Congé sabbatique
  • Période de mobilité volontaire sécurisée
  • Arrêt maladie de plus de 6 mois
  • Mandat syndical.

Les conseils QuickMS :

  • Lister les salariés absents pour une longue durée qui nécessite la mise en place d’un entretien de retour
  • Anticiper les retours pour fixer les dates d’entretiens
  • Communiquer avec les salariés absents afin de prendre connaissance si éventuellement ils désirent fixer un entretien avant la reprise de leur poste
  • Mettre en place un calendrier à respecter et le respecter 

QuickMS met à disposition un indicateur [absentéisme] qui permet d’avoir plusieurs informations.

Exemple d’information indicateur [absentéisme] : accès au nombre d’absences par durée par période

Autre information accessible, c’est le nombre total de journées d’absence – regroupement absences. Ci-dessous on peut observer par exemple, que la majorité des absences annuelles représente 89.2% soit 116 journées qui sont liées à un congé maternité ou paternité.

D’autres informations complémentaires sont accessibles pour vous permettre d’avoir par exemple, le nombre de salariés en congé maternité ou paternité afin de préparer les entretiens liés au retour de congés.

Pour en savoir plus, vous pouvez consulter notre fiche technique « absentéisme ».

  • Quelles sont les modalités pratiques ?

L’entretien doit se dérouler dans les locaux de l’entreprise et pendant les heures de travail et il est assimilé à du temps de travail effectif.

Dans les TPE, l’entretien est principalement réalisé par l’employeur lui-même.

Dans les grandes et moyennes entreprises l’entretien peut être confié aux manager de proximité ou au responsable RH en lien avec les managers de proximité.

 

 IILe Bilan professionnel :

Le bilan professionnel fait partie intégrante de l’entretien professionnel. C’est l’étape ultime des entretiens professionnels biennaux qui doivent être réalisés par l’employeur.

Il doit avoir lieu tous les 6 ans, l’entretien est réitéré et permet à l’employeur de faire « un état des lieux récapitulatif » du parcours professionnel du salarié.

Ce bilan est effectué pour s’assurer que le salarié a :

  • Bénéficié de ses 3 entretiens biennaux
  • Suivi au moins une formation,
  • Acquis des éléments de certifications (VAE, formation)
  • Bénéficié d’une progression salariale (au niveau individuel ou collectif) ou professionnelle (au niveau hiérarchique, en termes de responsabilités ou changement de métier).
  • Quelles sont les sanctions encourues par l’employeur en cas de non réalisation ?

L’absence d’entretien professionnel est considérée comme une faute pour l’employeur dans le cadre de l’exécution d’un contrat de travail.

L’employeur devait alors jusque-là (loi du 5 mars 2014) abonder le compte CPF du salarié de 100 heures de formation et 130 heures de formation pour les salariés à temps partiel.

Nouveauté depuis le 1er janvier 2019 : la loi n°2018-771 du 5 septembre « pour la liberté de choisir son avenir professionnel » a apporté des nouveautés notamment en ce qui concerne les pénalités appliquées.

Dorénavant, au sein des entreprises de plus de 50 salariés, si aucun entretien n’a été réalisé et si aucune formation non obligatoire n’a été suivie par les salariés concernés, l’employeur devra alors abonder le Compte Personnel de Formation du salarié à temps complet ou à temps partiel d’un montant de 3000€.

Cependant, l’ordonnance « balai du 21 août » instaure une période transitoire jusqu’au 31 décembre 2020.

L’employeur peut faire le choix entre les 2 abondements de sanction :

  • soit en respectant celles de l’ancien dispositif (Loi du 5 mars 2014)
  • soit en suivant le nouveau dispositif (Loi Avenir Professionnel).

En revanche, à compter du 1er janvier 2021 seul le dispositif « Loi Avenir Professionnel » devra être suivi.

En faveur de la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi, les employeurs ont l’obligation depuis le 1er janvier 2019 de mettre à disposition du CSE via la BDES, les informations concernant la mise en œuvre des entretiens professionnels et l’état des lieux récapitulatifs.

Le Conseil QuickMS :

  • Faire un suivi régulier des périodes de suspension des contrats et des absences longues des salariés
  • Mettre en place un processus de GPEC : gestion prévisionnelle des emplois et des compétences pour s’assurer de l’évolution des salariés pendant leur carrière professionnelle et des besoins exprimés en interne
  • Faire un état des lieux des entretiens déjà effectués et rassembler les comptes rendus (qui doivent être signés par le salarié et l’employeur / manager / responsable RH)
  • Préparer les prochains entretiens et déterminer les dates limite
  • Préparer la tenue des entretiens avec les managers et informer les salariés
  • S’assurer que les managers soient suffisamment informés sur la teneur des entretiens, objectifs, déroulement
  • Mettre en place un questionnaire réciproque et s’assurer de sa complétude avant l’entretien
  • Rédiger un compte rendu et le signer (le salarié et le manager / RH / employeur)

QuickMS a développé un module de suivi des entretiens en complément des indicateurs de suivi régulier de gestion sociale.

Exemple : l’Indicateur « Entretien -mensuels » vous permet de suivre le nombre d’entretiens mis en place chaque mois.

III. L’Entretien télétravail

Le télétravail est une forme de travail qui a lieu en dehors des locaux de l’entreprise grâce aux technologies de l’information et de la communication. Le salarié en télétravail pratique son activité professionnelle à distance depuis son domicile, un télécentre, un espace de co-working…

Cette organisation nait d’un commun accord entre l’employeur et le salarié.

Au regard du Code du travail, le télétravail n’est ni un droit ni une obligation. Il n’existe aucun critère désignant la possibilité ou l’opportunité de mettre en place cette forme de travail. Théoriquement, toutes les catégories professionnelles peuvent être concernées.

L’employeur peut toutefois autoriser le télétravail à une seule catégorie de personnels.

Un employeur a le droit de refuser la demande d’un salarié mais il doit motiver sa décision.

L’employeur a l’obligation de mettre en place un entretien annuel afin de faire le point sur les conditions et notamment la charge de travail du salarié.

IV. L’Entretien professionnel de fin de mandat de représentation du personnel 

Contrairement à l’entretien de début de mandat, la mise en place de l’entretien de fin de mandat est partiellement obligatoire et dépend de certaines conditions :

  • Pour les entreprises de moins de 2000 salariés l’obligation n’est pas généralisée. L’entretien doit être réalisé auprès des représentants du personnel dont le nombre d’heures de délégation représente au moins 30% de sa durée contractuelle de travail sur l’année.
  • Depuis l’ordonnance Macron du 22 septembre 2017, les entretiens de fin de mandat doivent être effectués auprès des représentants du personnel des entreprises de plus de 2000 salariés quel que soit le nombre d’heures de délégation.

La finalité de cet entretien réside dans le fait que l’employeur doit pouvoir faire le point sur les compétences acquises au cours du mandat mais aussi prendre connaissance des éventuelles possibilités de valorisation de son expérience pendant son mandat, pour permettre d’avoir une évolution de carrière.

Les entretiens facultatifs :

I. L’Entretien d’embauche

L’entretien d’embauche n’est pas un entretien professionnel obligatoire au regard du Code du travail.

Cet entretien a pour objectif de sélectionner un candidat suite à une session de recrutement pour un poste donné. Lors de cette rencontre on évalue les aptitudes et le profil des candidats afin de sélectionner celui qui est le plus adapté au poste.

L’employeur évalue les compétences, la motivation ainsi que la personnalité du candidat pour avoir un avis concernant son aptitude pour le poste. Pour le candidat, l’entretien d’embauche est aussi l’occasion de présenter au recruteur son parcours professionnel, les compétences techniques et relationnelles acquises ainsi que ses motivations pour le poste.

Bien que l’entretien d’embauche n’ait pas de caractère obligatoire au niveau de la loi, il existe des limites concernant les questions que peut poser l’employeur.

Les informations jugées discriminatoires sont prohibées afin de « promouvoir l’égalité des chances entre les différents candidats à un emploi ».

Les informations qui ont trait à la vie privée du candidat ne sont pas autorisées, il est même interdit de le questionner sur des sujets dont les critères sont jugés discriminatoires : appartenance sexuelle, situation familiale ou grossesse, appartenance à une religion, à une ethnie ou une nation, opinions politiques…

  • Quelles sont les modalités pratiques ?

L’employeur a l’obligation d’informer le candidat sur : le caractère obligatoire ou non des réponses, les conséquences d’un défaut de réponse, les personnes ou entreprises destinataires des informations ainsi que la possibilité pour le candidat d’accéder ou de rectifier les informations fournies.

  • Quelles sont les sanctions encourues par l’employeur ?

En cas d’entretien jugé discriminatoire, une sanction civile peut être affligée à l’employeur lui imposant le versement de dommages et intérêts au candidat. 

Une sanction pénale peut être encourue dans le cas où les faits discriminatoires font suite à un harcèlement moral ou sexuel.

Selon les cas, les faits peuvent être punis jusqu’à 3 ans d’emprisonnement et 45 000 euros d’amende.

24% des candidats déclarent avoir été confrontés à une question déplacée lors d’un entretien (Etude du cabinet de recrutement Robert Walters).

Les Conseils QuickMS :

  • Préparer en amont les entretiens
  • Prendre connaissance des sujets prohibés
  • Avoir un échange d’égal à égal et courtois avec les candidats.

 II. L’Entretien d’évaluation (annuel)

L’entretien d’évaluation est totalement différent de l’entretien professionnel.

L’évaluation d’un salarié n’est pas un dispositif obligatoire au vu de la loi.

En revanche, il est du ressort de l’employeur d’évaluer ou non ses salariés, tout en respectant certaines conditions.

 L’évaluation peut prendre diverses formes :

  • Entretien annuel
  • Système de notation
  • Répartition des salariés en différentes catégories.

 Sa finalité est de permettre à l’employeur de faire le point avec ses salariés sur :

  • Le travail effectué
  • Les objectifs fixés
  • Les aptitudes du salarié avec les exigences du poste.

 En d’autres termes, l’employeur fait le bilan sur une période donnée afin d’en apprécier la qualité du travail réalisé par le salarié.

 Si l’employeur décide de mettre en place un dispositif d’évaluation des salariés, cela doit concerner tous les salariés de l’entreprise.

  • Quelles sont les modalités pratiques ?

La mise en place d’un système d’évaluation dépend de l’employeur.

Le salarié ne peut pas refuser cette évaluation s’il a été prévenu au préalable. C’est dans ce sens que le salarié doit être expressément informé des techniques d’évaluation au sein de son entreprise.

L’entretien d’évaluation peut également être imposé à l’employeur par la convention collective, il doit alors respecter ce qui est prévu par celle-ci.

 Les techniques d’évaluation doivent être pertinentes et ne doivent en aucun cas être discriminatoires.

Les résultats de cette évaluation sont confidentiels et consultables uniquement par le salarié.

Le salarié ne peut pas être assisté par un représentant du personnel.

 

  • Quelles sont les sanctions encourues par l’employeur ?

Dans le cas où l’entretien d’évaluation est imposé à l’employeur par la convention collective, l’employeur doit se soumettre à ce qui est prévu.

Il doit respecter la procédure à suivre, notamment en termes de périodicité, de contenus, et de techniques d’évaluations employées.

Dans le cas contraire, l’employeur peut être condamné à indemniser les salariés.

IIIL’Entretien individuel de début de mandat de représentation du personnel :

 Cet entretien ne remplace pas l’entretien professionnel qui a lieu tous les 2 ans.

Celui-ci a lieu à l’initiative du représentant du personnel. Le salarié représentant du personnel peut, s’il le souhaite, faire le choix d’être assisté par un salarié de l’entreprise.

La spécificité de cet entretien est qu’il porte sur les modalités pratiques d’exercice du mandat.

L’employeur et le salarié représentant du personnel s’entretiennent de sorte qu’ils obtiennent une conciliation entre l’activité professionnelle et la pratique d’exercice du mandat.

Ce qu’il faut retenir :

L’entretien professionnel et l’entretien d’évaluation sont tous les deux des entretiens distincts mais importants dans le parcours professionnel du salarié.

L’entretien professionnel est indispensable au vu du code de travail et c’est un outil managérial non négligeable. Il permet à l’employeur de prendre connaissance des aspirations professionnelles du salarié et ainsi, d’un commun accord, lui offrir des opportunités d’évolutions professionnelles en cohérence avec son projet mais aussi avec les besoins de l’entreprise.

L’entretien d’évaluation quant à lui ne revêt aucun caractère obligatoire, mais c’est un dispositif autant avantageux car il permet à l’employeur d’évaluer le travail de son salarié, les objectifs qui lui ont été fixés et également ses aptitudes pour le poste.

Ces deux entretiens peuvent être complémentaires. Il est néanmoins essentiel de bien distinguer les objectifs de chacun.