Des conseils et astuces pour bénéficier d’un regard extérieur sur le niveau de performance RH de l’entreprise.

De nos jours, les ressources humaines font face à de plus en plus de difficultés dans l’exercice de leur mission :

  • 50% ont des difficultés à démontrer leur ROI
  • Plus de 50% des RRH ou DRH ont des complications à garantir la conformité juridique des décisions et des écrits
  • 48% ont un budget limité
  • 32% ont une petite équipe RH.

Ces difficultés entrainent une continuelle évolution des performances RH. C’est pourquoi cet article apporte des réponses à des besoins, autour de 4 conseils clés :

  1. Mesurer les données RH
  2. Fixer des objectifs précis
  3. Agir
  4. Suivre la stratégie et les indicateurs.

Comment mesurer sa performance RH ?

Garder un œil sur ses données RH n’est pas toujours facile mais quelques astuces et outils permettent d’améliorer la performance RH. Voici 3 étapes à fixer pour mesurer les données clés :

  1. Définir les indicateurs de données
  2. Faire un état des lieux
  3. Présenter les résultats.

1.   Quels sont les indicateurs clés à prendre compte ?

4 définitions clés à retenir !

 

Comment sont classés les effectifs ?

Les effectifs correspondent au nombre de collaborateurs travaillant, sous contrat de travail (CDD, CDI, intermittent et travailleurs temporaires) au sein de votre société, pris en compte pendant toute la durée de l’année considérée.

6 exemples de type d’effectifs :

1. Effectifs inscrits : Ensemble des salariés, quelle que soit la nature du contrat de travail, inscrits au registre du personnel. Ce registre est obligatoire et indique les entrées et sorties du personnel ainsi que les mouvements de personnel relatifs aux stagiaires dans une partie spéciale…

2. Effectifs inscrits présents : Ensemble des effectifs présents le dernier jour de la période d’analyse. Les salariés sortis le dernier jour du mois sont comptés.

3. Effectifs inscrits sous contrat : Effectifs sous contrat le dernier jour de la période d’analyse. Les salariés sortis le dernier jour du mois sont exclus.

4. Effectifs Équivalent Temps Plein contrat : Concernent la force de travail présente le dernier jour de travail. Les salariés sortis le dernier jour de la période inclus.

Correspond à : ETP Contrat = Temps contractuel / Temps de référence de l’établissement.

5. Effectifs Équivalent Temps Plein calendaire : Concernent la force de travail dont a disposé l’entreprise durant la période d’analyse.

Correspond à : ETP Calendaire = Prorata E/S sur la période * Temps contractuel.

6. Effectifs Équivalent Temps Plein permanent : Concernent les salariés en CDI, temps plein sur l’ensemble de la période.

 

Plus d’informations sur le taux de sortie : https://quickms.fr/taux-de-sortie/
Plus d’informations sur le taux de survie : https://quickms.fr/taux-de-survie-2/
Plus d’informations sur la masse salariale : https://quickms.fr/masse-salariale-4/

Qu’est-ce que la masse salariale ?

La masse salariale, selon l’INSEE, est le cumul des rémunérations brutes des salariés pour un établissement public ou privé.

5 exemples de type de masse salariale :

1. Masse salariale brute = Somme des rémunérations brutes versées aux salariés, hors rémunération en nature et cotisations patronales sur une année.

2. Salaire de base ou le salaire mensuel de base (SMB) = Salaire brut avant déduction des cotisations sociales et avant des prestations sociales qui concernent : les pensions de retraite, les pensions de réversion, l’assurance maladie, les pensions d’invalidité, les accidents du travail, les maladies professionnelles, l’assurance chômage, l’allocation logement, le minimum vieillesse, …

3. Masse salariale chargée = Salaire brut + charges patronales

  • Le salaire brut dans le secteur public
    • Traitement de base
    • Indemnité de résidence
    • Supplément familial
    • Nouvelle bonification indiciaire
    • Régime indemnitaire
  • Le salaire brut dans le secteur privé
    • Salaire de base
    • Heures supplémentaires majorées
    • Les primes : prime d’ancienneté, prime de 13ème mois et prime d’objectif
    • Les avantages en nature
  • Charges patronales : Variables selon le statut

4. Masse salariale chargée et frais de personnel = Salaire brut + charges patronales + frais de personnel.

5. Masse salariale chargée et salariés externes = Salaire brut + charges patronales + salaire externe

 

Plus d’informations sur la masse salariale : https://quickms.fr/masse-salariale-4/

L’absentéisme : quels éléments à prendre en compte ?

L’absentéisme concerne l’absence d’un salarié dans une entreprise (maladie, accidents du travail…). En 2018, d’après des calculs de l’Institut Sapiens, l’absentéisme coûte 108 milliards d’euros, soit 4.059€ par an et par salarié.

4 indicateurs permettent de déterminer l’absentéisme :
En heures = Nombre d’heures d’absence pendant une période x.
En calendaire = Nombre de jours d’absence du 1er janvier au 31 décembre dans l’année x.
En jours ouvrés [1] : Permet de déterminer le nombre de jours théoriques non-travaillés.
Absences = Nombre de jour d’absence moyen / nombre total de jours ouvrés de l’année
En jours ouvrables [2] : Permet de décompter en jours ouvrables réels.
Absences = (Salaire de base * jours ouvrables d’absence) / jours ouvrables moyens

[1] Les jours ouvrés sont les 5 jours de travail dans la semaine

[2] Les jours ouvrables prennent en compte les 6 jours de la semaine, sauf le dimanche (jour de repos)

 

Plus d’informations sur l’absentéisme : https://quickms.fr/absenteisme-3/

Quelle est l’importance de la formation en ressources humaines ?

En 2015, 38% des RH estiment que la formation et le développement des collaborateurs sont importants.

En effet, la formation permet d’augmenter la satisfaction des employés et réduit le risque de turn-over. C’est un signe d’engagement venant de l’entreprise envers ses salariés, qui augmente leur estime de soi au sein de la structure et permet de valoriser leurs compétences.

Les préjugés sur la formation :

  • La formation coûte cher: Faux ! La promotion d’un junior au poste d’un sénior est moins coûteuse que de recruter en externe. En 2018, le coût d’un recrutement et l’intégration du salarié représentent en moyenne 20% du salaire brut annuel de la personne embauchée. Alors que le coût d’un recrutement interne est globalement divisé par 2.
  • La formation répond uniquement à un besoin spécifique: Faux ! Les formations sont de solides bases, elles contribuent au développement intégral de la personne et ne répondent pas à un seul besoin.
  • La formation professionnelle est une perte de temps pour l’entreprise : Faux ! La formation est un moyen pour l’entreprise de gagner en expertise, en productivité, et garantie la pérennité de l’entreprise. Des études montrent que les entreprises qui mettent en avant l’accès à la formation limitent leur turn-over, fidélisent leurs salariés, et elles restent compétitives sur leur marché. De plus, un rapport de l’INSEE montre qu’il y a un gain de productivité de 0,4% par salarié formé.
  • La formation a un rôle incontournable dans le management : Vrai ! Comme le dit Andy Grove, dans son livre High Output Management « La plupart des managers s’imaginent que la formation des salariés est tâche à laisser à d’autres, j’estime au contraire que tout manager devrait s’en charger personnellement ». 

Comment bien mesurer ses données RH ?

Bien choisir ses indicateurs permet de suivre son recrutement, sa formation, son évaluation de la performance, de gestion de carrières ou de suivre le climat social de l’entreprise. Un choix inadapté de ses indicateurs apporte des résultats non-pertinents pour l’entreprise et donc fausser l’analyse finale.

Par exemple, les effectifs inscrits et les effectifs ETP contrat n’indiquent pas la même chose. Comme l’on peut le voir sur ces graphiques, les résultats ne sont pas les mêmes. 

Il en est de même pour la masse salariale chargée et non-chargée, les mesures des résultats n’auront pas les mêmes impacts. 

2.   Pourquoi et comment faire un état des lieux ?

Pourquoi faire un état des lieux ?

Il est important de faire un état des lieux car c’est à partir des indicateurs qu’il vous sera possible de construire un plan d’action, et par la suite servira de référence pour suivre l’évolution du plan d’action, et savoir s’il a porté ses fruits.

Ces 4 éléments permettent de faire un état des lieux complet des besoins :

Comment coordonner les 4 indicateurs ?

1. Effectifs : L’analyse des ressources humaines passe par l’identification des différents effectifs. Est-ce qu’il y a plus de collaborateurs sous CDD ? En intérim ? Les résultats pourront être faussés si l’analyse ne prend pas en compte : le statut de ses effectifs mais aussi le nombre de salariés, la répartition des CSP, l’âge, le type de contrat, le sexe…

2. La masse salariale : Bien identifier sa masse salariale permet de mieux analyser l’évolution des dépenses et d’identifier les leviers d’amélioration tels que :

  • Gestion du recrutement
  • Amélioration de la motivation au travail
  • L’organisation de la masse salariale

3. L’absentéisme : L’absentéisme est l’une des principales préoccupations des directions des ressources humaines, c’est-à-dire que le coût de l’absentéisme est très important. Identifier les conséquences de l’absence permet d’identifier les causes.

4. La formation : Faire un lien entre les salariés et leurs formations pour identifier les leviers d’amélioration ou les problématiques potentielles.

3.   Comment présenter vos résultats ?

Les RH produisent de nombreux documents d’information à l’attention de la direction. Or, souvent, ces documents n’arrivent pas à remplir leur rôle car ils sont trop difficiles à comprendre pour le lecteur cible.

Il existe un certain nombre de règles pour faciliter la lecture des tableaux :

  • La syntaxe : l’utilisation de mots complexes ou non.
  • La sémantique : le choix des termes.
  • La typographie : polices, taille, couleurs …

Pour que les documents soient lisibles il faut que les données soient lues rapidement, comprises aisément et bien mémorisées :

Présenter un document visuellement lisible et ludique : l’information n’a pas de valeur lorsqu’elle n’est pas traitée, elle devient moteur d’une action lorsqu’elle est transformée en tableaux, en statistiques ou autres formes de traitement.

Présenter de manière cohérente et pertinente : un document aéré permet au lecteur d’identifier facilement les éléments importants.

« Less is more » : seuls les informations, les chiffres et les indicateurs pertinents doivent être mis en avant. L’idéal serait d’avoir entre 5 et 9 indicateurs[1] pour aller à l’essentiel.

Faire en sorte que les données soient en lien ou pertinentes entre elles, qu’elles soient corrélées.

Travailler sur l’esthétisme : même si la direction accorde de l’intérêt à la pertinence des indicateurs, les individus ont plus tendance à regarder et à retenir ce qui est beau.

Tableau de bord sous forme de reporting : un bon système de reporting permet d’économiser 2 jours d’analyse et d’identification d’une problématique.

[1] Loi de Miller

Le conseil QuickMS : les erreurs à ne pas commettre

QuickMS vous formule des recommandations afin d’éviter que ces erreurs ne soient plus commises.
En effet, si on considère la présentation A (ci-dessous), les données ne se ressemblent pas et ne peuvent pas être liées.
Les 4 indicateurs choisis sont totalement différents :

  • Effectifs inscrits – présents
  • Effectif – etp – calendaire
  • Effectifs inscrits – sous contrat
  • Effectifs etp contrat – présents

Le type d’effectif choisi, le type de contrat et le type de présence sont des indicateurs déterminants au niveau du résultat final. Si ces indicateurs sont mal utilisés, ils peuvent fausser l’analyse finale.

Le bon exemple se trouve dans la présentation B, où l’on peut voir que les résultats des tableaux sont coordonnés et logiques, car un seul indicateur, commun à tous ces tableaux, est utilisé : Effectifs inscrits présents.

Présentation A – Mauvais exemple

Présentation B – Bon exemple

Pourquoi est-il important de définir des objectifs dans les ressources humaines ?

1. Définir les objectifs, mais pas seulement : la question des objectifs est tellement présente dans la vie en entreprise que l’on finit par en oublier de fixer un objectif collectif.  La concertation avec la direction générale, qui a de plus amples informations sur la stratégie de l’entreprise, est nécessaire.

De cette manière, la cible de recrutement est plus claire et définie. L’objectif doit être :

  • Formulé
  • Spécifique
  • Ambitieux
  • Réaliste

2. Moyens : un inventaire détaillé des moyens doit être établi (moyens humains, moyens matériels, moyens temporels, moyens financiers, accès aux informations, besoins en formation, …).

3. Mesurable : définir la durée de mise en œuvre, avec des dates précises et des objectifs. Communiquer en interne sur les projets et les objectifs tout au long du processus. Définir des sessions de suivi pour avoir un retour des actions mises en place.

Comment agir sur ses objectifs ?

6 acteurs peuvent se coordonnent pour répondre à la stratégie de l’entreprise :

1. La DRH : communiquer au sein de son équipe RH est primordial et nécessaire pour s’assurer de la compréhension des objectifs et des projets, faire émerger des idées et impliquer tous les membres de l’équipe.

2. Les salariés : informer les collaborateurs quant aux résultats de l’entreprise, et choisir les supports de communication adaptés. Impliquer les salariés et les solliciter dans les projets concernant la vie de l’entreprise. Le salarié peut nourrir des suggestions d’amélioration venant de ses propres expériences. Fédérer les équipes autour d’un projet d’entreprise commun.

3. Les managers : ils ont un rôle RH fort dans l’entreprise. Ils servent de relais direct à la stratégie sociale car ce sont eux qui agissent au niveau opérationnel. Ils ont un impact sur le bien-être de leurs équipes et sur l’adhésion à la culture d’entreprise. Ils favorisent l’intégration des nouveaux salariés et ils supervisent les tâches administratives, comme par exemple :

  • La gestion de la paie : ce sont eux qui incitent ou non à réaliser les augmentations salariales
  • La gestion des dossiers individuels : ils peuvent décider si un salarié nécessite une formation supplémentaire, si tel ou tel employé doit être suivi, notamment vis-à-vis des absences…etc.

Il est donc nécessaire que les managers comprennent bien la stratégie RH.

4. Les partenaires sociaux : les relations sociales au sein des entreprises sont des facteurs essentiels au bon fonctionnement de celles-ci. Les partenaires sociaux doivent être impliqués dans la construction de la stratégie RH. Pour anticiper les risques, les barrières et les problématiques, un dialogue ouvert et positif doit être mis en place afin de construire une culture d’entreprise forte…

5. La Direction : les organes de direction donnent les directives et les axes de travail à l’équipe RH. La communication interne doit être en accord avec la stratégie de l’entreprise. La direction se doit de communiquer et de soutenir les actions des Ressources Humaines pour renforcer la motivation des salariés.

6. Les équipes IT : les équipes de support informatique sont très importantes selon la taille de l’entreprise. Elles apportent leur expertise à la gestion organisationnelle des RH ou DRH et mettent en place de nouveaux outils. Les équipes IT participent donc au remodelage et à l’évolution des systèmes d’information RH, comme par exemple, les Réseaux sociaux d’entreprise ou des outils collaboratifs.

Comment suivre votre stratégie et vos indicateurs RH ?

Les 4 étapes à suivre afin d’atteindre vos objectifs :

1. Créer des tableaux de bord stratégiques : ils sont considérés comme des indicateurs de stratégie ou de résultat car ils permettent de visualiser les données qualitatives et de les comparer aux objectifs fixés. Ils donnent une image représentative de la situation de l’entreprise à un moment donné.

2. Automatiser vos processus : des opérations interminables et chronophages freinent la stratégie des responsables RH. L’automatisation des processus permettrait de passer outre ces problématiques et pour cela le digital aide beaucoup. Par exemple, au lieu de mettre à jour les données des 1000 salariés manuellement, il vaut mieux opter pour une solution en ligne où les salariés pourront eux même remplir et modifier leur adresse, leur numéro de téléphone… etc. Il en est de même pour les demandes de congés qui prennent énormément de temps à faire de manière manuelle ; via une plateforme en ligne, les salariés font leur demande dans un formulaire automatisé.

3. Diffuser : même si les canaux de communication sont différents puisque adaptés à chaque cible, il est toujours possible d’envoyer un message commun à tous. Il vaut mieux opter pour un Réseau Social d’Entreprise qui permet ainsi de diffuser les objectifs, les résultats et les processus stratégiques sociaux de l’entreprise.

4. Ajuster : les résultats peuvent ne pas avoir atteint les objectifs fixés au départ. Pas de panique ! En appliquant une méthode Agile, il est possible d’ajuster les comportements et les processus pour être plus efficace. Comment faire ? Plutôt que d’utiliser des documents complets, il vaut mieux opter pour un logiciel fonctionnel afin de s’adapter continuellement au changement, au lieu de suivre un plan rigide.

Que faut-il retenir ?

Afin de mieux gérer ses projets tout au long de l’année :

  1. Définir les objectifs stratégiques
  2. Définir et identifier ses indicateurs clés
  3. Faire un état des lieux des besoins afin d’atteindre ses objectifs
  4. Présenter ses résultats pour mieux comprendre et traiter les différentes problématiques
  5. Suivre la stratégie mise en place ainsi que les indicateurs pour y parvenir

L’équipe QuickMS espère vous avoir éclairés sur ce sujet. Merci d’avoir lu cet article, nous espérons qu’il vous a plu.

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